一、请查阅《浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议资助条例填写“国际会议资助”申请（网上填写后导出，请务必填写好所有申请材料的总页数），由申请人自行联系两位本学科推荐专家，所在学院进行初审，并签署意见盖章。 》，若符合条件，请登陆浙江大学信息服务平台
二、申请人请于会议前两个月将申请表及相关附件材料：会议主办方出具的正式邀请函、论文录用通知、论文录用类别（ORAL或POSTER）证明（邮件没有效力不能作为证明材料，请附正式证明函件有官方签名或大会正式program）、被录用论文首页（按国内外正式期刊投稿格式）、外语水平证明等。邀请函若使用英文之外语种书写，需提供导师签名的中文或英文翻译件。若论文录用类别仅表述为PRESENTATION,则需同时提交PROGRAM(宣读论文时间安排表)才能视同为ORAL。报送研究生培养处(玉泉校区教11-212室)。申请材料留存培养处。如有顺访任务，请于会议申请时一并提出，否则不予受理（顺访时间需在会议时间之后，且不能超过会议时间）。
五、持“护照、邀请信原件、派遣证明”自行到大使馆签证；如有需要，到浙江航空开发公司（联系人：张薇薇，电话：85152575）打印机票的行程单以备签证使用(特别说明：为了加强管理，机票统一在浙江航空公司预定，申请人需自行联系航空公司，由航空公司按会议时间制定行程，掌握好在会议开始前日到达，会议结束次日返回。申请人请勿擅自更改往返地点和出行时间。航空公司提示：最近美国线机票紧张，请前往美国的参会的同学，签证预约时间确定后即与航空公司联系。自行订票将不予报销。
六、签证通过后，持签证到外事处领取出国任务批件。（若签证未通过，务请及时告知航空公司，以便及时调整订票计划，也请同时通知研究生培养处备案)。
七、向浙江航空公司咨询机票价格，并明确具体出行时间（签证通过后请马上与航空公司联系，办理机票事宜，如因拖延订票时间产生的额外的机票费用由学生本人承担）。
八、办理出票手续：确定机票价格和行程后，请到研究生培养处开具借款单（带上批件和院系盖章之后的因公出国（境）申请表的复印件；具体办理时间为每周一至周四，周五因计财处业务安排停办）；到计财处办理支票（玉泉校区公管学院一楼，需要出示“浙江大学因公出国或赴港澳台人员申请表”、外事处开具的出国任务批件）；凭支票（支票不能折）、护照复印件及国外暂住地址去民航售票处（体育场路390号）领取机票和发票。
九、若需换取外汇，可持身份证原件去中国银行网点办理（数额较大时需提前两天预约）。
十、返校后，请登陆系统在“回国资料上传”栏中填写“赴海外参加国际学术会议资助申请回国”,并上传总结、报告、几张以国际学术会议场景为背景的本人照（制作为一个pdf），总结一览表打印，导师学院签字盖章，学院网上审核通过后，交培养处公派办。
十一、上传回国资料并审核通过后，才可办理机票等报销手续：请在发票背面签名，到研究生培养处签字盖章；计财处报销（借款单、批件、出国出境申请表复印件、签字盖章后的发票和机票行程单、登机牌）-（此环节请在回国后两周内完成，具体办理时间为每周一至周四）。
研究生培养处
2014年5月16日
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